Podręcznik użytkownika Instrukcja obsługi Ge Ghda690p02ww to oficjalny dokument, w którym zawarte są informacje dotyczące pracy i eksploatacji urządzenia. Zawiera szczegółowe instrukcje dotyczące montażu, konserwacji, naprawy i użytkowania urządzenia. Podręcznik zawiera również informacje dotyczące specyfikacji technicznych, zawartości zestawu, części zamiennej i wymagań dotyczących bezpieczeństwa. Jest on przeznaczony dla specjalistów odpowiedzialnych za instalację, konserwację i naprawę urządzenia. Przestrzeganie instrukcji zawartych w podręczniku użytkownika przyczyni się do bezpiecznego użytkowania urządzenia.
Ostatnia aktualizacja: Podręcznik użytkownika Instrukcja obsługi Ge Ghda690p02ww
O nas
Na naszych stronach można znaleźć wiele instrukcji różnych producentów lub urządzeń, które nie były dostarczone wraz z produktem lub nie możesz ich znaleźć. Mamy nadzieję, że znajdziesz instrukcję, której szukasz. Jeśli nie, to odwiedź naszą stronę później. Instrukcje wciąż uzupełniamy.
Copyright 2015 - 2023, all rights reserved. |Manuály a návody |Bedienungsanleitung |Instrukcje |Manuals and instructions |Manuels |Manualer og instruktion |Instruktsiya |Manualer och bruksanvisningar |Manuali e istruzioni d'uso |Manual e instrucciones de uso |Handleidingen en aanwijzingen |Manuais e instruções |Privacy Policy |Sitemap
1 PUZZLE oprogramowanie dla małej firmy PODRĘCZNIK UŻYTKOWNIKA Wersja 9. 30 Adad Development
2 2 informacje o podręczniku Powielanie w jakiejkolwiek formie całości lub fragmentów podręcznika bez pisemnej zgody firmy Adad jest zabronione Copyright Adad Development. Wszelkie prawa zastrzeżone Copyright Adad Systems. Wszelkie prawa zastrzeżone Windows, MS-DOS, Excel są zastrzeżonymi znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation. Acrobat oraz Acrobat Reader są znakami towarowymi firmy Adobe Systems Inc. Wszelkie inne zastrzeżone znaki towarowe użyte w niniejszym opracowaniu zostały zamieszczone jedynie w celach informacyjnych i identyfikacyjnych. Opracowanie wydania: D. Paulina Dudek, Tomasz Gałka Łódź, luty 2007
3 zanim zaczniesz... 3 Spis treści ZANIM ZACZNIESZ INFORMACJE O PODRĘCZNIKU... 6 HELP...! - CZYLI INFORMACJE O PROGRAMIE POMOCY... 9 ORGANIZACJA EKRANU I PODSTAWOWE OPERACJE DOPASOWANIE WYGLĄDU EKRANU WEDŁUG WŁASNYCH PREFERENCJI WYSZUKIWANIE ZAPISÓW JAK ZACZĄĆ PRACĘ BEZ CZYTANIA CAŁEJ INSTRUKCJI WPROWADZENIE DANYCH FIRMY WPROWADZENIE DANYCH WŁAŚCICIELA WPROWADZENIE DANYCH PRACOWNIKÓW PIERWSZA LISTA PŁAC PRZYGOTOWANIE PROGRAMU DO PRACY SPOSÓB WPROWADZANIA I ZAPISYWANIA DOKUMENTÓW DRUKOWANIE DANE SYSTEMOWE I BAZY DANYCH TWORZONE PRZEZ UŻYTKOWNIKA FIRMA - PRACODAWCA KARTOTEKA FIRMY OPERACJE NA FIRMIE LISTA PŁAC I SKŁADEK ZUS DEKLARACJA PIT KALENDARZ FIRMY EKSPORT DO PROGRAMU PŁATNIK ZUS ANALIZY I ZESTAWIENIA DLA FIRMY WŁAŚCICIEL KARTOTEKA PODATNIKA PODSTAWA WYMIARU SKŁADEK OKRESY BEZSKŁADKOWE ZUS OSOBY WSPÓŁPRACUJĄCE KTO PŁACI SKŁADKI ZUS... 50
4 4 informacje o podręczniku PRACOWNIK LISTA PRACOWNIKÓW KARTOTEKA PRACOWNIKA UMOWY O DZIEŁO I ZLECENIA PRZERWY I ŚWIADCZENIA WYPŁATY ZUS PARAMETRY UMOWY O PRACĘ DANE POCZĄTKOWE ADNOTACJE EKSPORT ZUS ZUA ZESTAWIENIA KADROWO - PŁACOWE DEKLARACJA PIT DEKLARACJA PIT DOKUMENTY SZABLONOWE BEZPIECZEŃSTWO DANYCH ARCHIWIZACJA DANYCH NAPRAWA I DEFRAGMENTACJA BAZY DANYCH INFORMACJE TECHNICZNE WYMAGANIA TECHNICZNE INSTALACJA I URUCHOMIENIE KOMPUTEROWE LICENCJONOWANIE - AKTYWACJA WYDRUKI DEKLARACJI EDYTOR FORMULARZY GRAFICZNY WYDRUK DEKLARACJI ZARZĄDZANIE PRAWAMI DOSTĘPU ADMINISTRATOR... 90
5 zanim zaczniesz... 5 Zanim zaczniesz... W tym rozdziale dowiesz się: Co to są Puzzle / TaxPro dla Windows Jak zbudowany jest niniejszy podręcznik Jak uzyskać dodatkową pomoc Jaki jest wygląd okna programu i jak można go dopasować do własnych wymagań Jakie są podstawowe operacje na oknach programu
6 6 informacje o podręczniku PUZZLE oraz TAXPRO to nowoczesne oprogramowanie przeznaczone do pełnej, bieżącej obsługi małej firmy. Pakiet tworzą moduły o jednoznacznie identyfikujących je nazwach, współpracujące w ramach zintegrowanego systemu: księga przychodów i rozchodów ryczałt kadry, płace, ubezpieczenia faktury Dowolny z modułów podatkowych pakietu: księga przychodów i rozchodów albo ryczałt zapewnia zarówno rozliczenia podatkowe na zasadach ogólnych, jak i jednocześnie rozliczenia podatników obowiązanych do stosowania opodatkowania zryczałtowanego. Umożliwia prowadzenie rejestrów nabyć i dostaw VAT, ewidencję i amortyzację środków trwałych, przygotowuje dane do rocznego rozliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych, rozlicza koszty korzystania z pojazdów prywatnych używanych do celów działalności gospodarczej. kadry, płace, ubezpieczenia to moduł wspomagający pracodawcę-płatnika w rozliczeniach podatku dochodowego pracowników, współpracujący z programem Płatnik ZUS. Wątpliwości merytoryczne użytkownika rozwiewa kontekstowa Pomoc Prawna dołączony zbiór wybranych aktów prawnych dotyczących księgowości, podatków oraz ubezpieczeń społecznych. Informacje o podręczniku Autorzy niniejszego podręcznika mają nadzieję, że instrukcja obsługi programu będzie, tak jak i sam program, dobrze służyła Użytkownikowi. Zastosowane konwencje W całej instrukcji, jak również programie pomocy, zastosowana jest jednolita konwencja opisu klawiszy i poszczególnych elementów ekranu używanych do obsługi programu.
7 zanim zaczniesz... 7 Druki Nazwy pól, opcji i grup występujących w oknach programu oraz ich wartości wyróżnione zostały w tekście instrukcji i tematach pomocy poprzez pogrubienie. W, D Jeśli określone działanie programu uzyskiwane jest poprzez naciśnięcie na pojedynczy klawisz, znak opisujący ten klawisz jest w instrukcji pogrubiony. Ctrl+N Jeśli określone działanie uzyskiwane jest poprzez naciśnięcie na klawisz w czasie, gdy przytrzymywany jest inny - np. Ctrl, w instrukcji zaznaczane jest to poprzez umieszczenie obu znaków opisujących te klawisze w postaci np. Ctrl+N. Uwagi istotne dla pracy Użytkownika, np. porady przyspieszające pracę z programem, zostały opatrzone znakiem podniesionej ręki i podkreślone podwójną linią. Informacje dotykające zagadnień technicznych, dla bardziej zaawansowanych Użytkowników, oznaczone zostały falista ramką i znakiem okularów. Wszystkie rysunki przedstawiające wygląd okien programu mają wygląd zgodny ze standardem Windows XP. Przewodnik po podręczniku Dla ułatwienia korzystania z programu, instrukcja obsługi podzielona została w sposób zbliżony do podziału operacji dostępnych w samym programie. Instrukcja obsługi zawiera również opis techniczny informujący o parametrach programu, jego ograniczeniach i zastosowanych wielkościach stałych. Dodatkowe źródła informacji Erraty i pomoc w programie Pomoc prawna Internet Ewentualne zmiany i rozszerzenia wprowadzone do programu w stosunku do niniejszego opisu wyjaśnione są w erratach dołączanych do instrukcji. Ponadto najnowsze modyfikacje są uwzględniane w pomocy dostępnej w programie po naciśnięciu klawisza F1. W niektórych miejscach instrukcji znajdują się odnośniki do tematów pomocy. W tematach tych znaleźć można dodatkowe informacje pomocne przy pracy z programem. W instrukcji niejednokrotnie obecne są odesłania do POMOCY PRAW- NEJ, gdzie znajduje się treść wybranych ustaw i rozporządzeń oraz orzeczeń stanowiących prawną podstawę operacji wykonywanych w programie. Dodatkowym źródłem informacji może być Internet strony: strona programu TAXPRO, strona programu PUZZLE,
8 8 internetowa baza prawna, strona Ministerstwa Finansów. Na stronach tych Użytkownik może znaleźć najświeższe informacje, pomoc techniczną i porady. Hotline firmy Adad W przypadku trudności w znalezieniu odpowiedzi na występujący problem zachęcamy do skorzystania z pomocy Działu Obsługi Klienta firmy Adad. (tel. /fax. 0 prefiks, )
9 zanim zaczniesz... 9 Help...! - czyli informacje o programie pomocy Instrukcja Użytkownika W programie zastosowano obszerny system pomocy kontekstowej. Może on zostać wywołany poprzez wybranie pozycji Tematy Pomocy w menu Pomoc, po wciśnięciu klawisza F1, bądź poza programem, za pośrednictwem reprezentującego go przycisku na pasku narzędziowym Rys. 1 Menu pomoc Pomoc Prawna Kolejne tematy pomocy opisują sposób działania programu i zawartość poszczególnych opcji. Oprócz tych opisów znaleźć w nich można rozwiązania przykładowych zadań. Ponadto, w niektórych tematach, znajdują się odsyłacze do programu POMOC PRAWNA zawierającego wybrane ustawy wraz z orzecznictwem oraz wybrane rozporządzenia dotyczące prawa podatkowego. Stanowią one podstawę prawną operacji wykonywanych w programie. POMOC PRAWNA funkcjonuje również jako samodzielny moduł, tzn. może zostać wywołana bezpośrednio z programu lub poprzez odpowiednią ikonę w grupie PUZZLE. Udostępnia ona rozległą informację z dziedziny prawa podatkowego wraz z możliwością różnorodnego przeszukiwania. POMOC PRAWNA jest zbudowana na zasadzie hipertekstu. Kliknięcie zaznaczonego kolorem słowa, nazwy rozdziału lub wyrażenia powoduje skok do wybranego miejsca, co znacznie przyspiesza wyszukiwanie informacji. Poszczególne akty prawne mogą być skojarzone ze sobą, przez co łatwiejsze jest rozumienie znaczenia np. zapisów rozporządzenia wynikającego z ustawy. Struktura pomocy wykorzystuje systemowe mechanizmy poruszania się i wyszukiwania informacji (wstecz, w przód) i jest wbudowana w system operacyjny.
10 10 organizacja ekranu i podstawowe operacje Rys. 2 Lista aktów prawnych Organizacja ekranu i podstawowe operacje Po uruchomieniu programu na ekranie zostają wyświetlone okna z listą firm i właścicieli w takim układzie, w jakim zostały pozostawione przy poprzednim zakończeniu pracy z programem. Pasek menu wyświetla dostępne w danej chwili opcje. Każde menu zawiera listę poleceń lub czynności, które użytkownik może wykonać. Na pasku narzędziowym wyświetlone są przyciski funkcyjne. Wybranie przycisku poprzez umieszczenie w jego obszarze wskaźnika myszy i wciśnięcie lewego klawisza myszy powoduje szybkie wykonanie odpowiedniej operacji przypisanej danemu przyciskowi. Aby uzyskać informację o operacji, która zostanie wykonana po wyborze przycisku, wystarczy ustawić wskaźnik myszy na jego obszarze. Spowoduje to ukazanie się pod przyciskiem opisu operacji. Dodatkowo informacja ta zostanie również podana w pasku stanu okna aplikacji.
11 zanim zaczniesz Pasek menu Pasek narzędzi Okno typu lista Rys. 3 Optymalny układ ekranu po starcie programu Po uruchomieniu programu wyświetlane są jedynie menu: System, Operacje, Okno i Pomoc oraz dostępne dwa przyciski: - przywołujący tabelę firm i - przywołujący tabelę właścicieli. Lista menu oraz dostępnych przycisków narzędziowych zmienia się nieustannie, adekwatnie do wykonywanych operacji. I tak: inny jest zestaw menu oraz dostępnych narzędzi, gdy otworzona zostanie tabela firm, inny - gdy przywołamy tabelę właścicieli, jeszcze inny - gdy przywołamy listę płac. Program umożliwia w wielu wypadkach (lecz nie zawsze) pozostawienie otwartego jednego okna przed otwarciem innego. Możemy więc otworzyć okno z listą firm a następnie okno z listą właścicieli nie zamykając tego pierwszego. W zależności od tego, które okno jest w danej chwili aktywne, pasek menu i pasek opcji będą zawierały odpowiednie elementy.
12 12 organizacja ekranu i podstawowe operacje Niektóre z otwieranych okien mają własny pasek menu. Wówczas operacje w tych oknach wykonywane są poprzez polecenia dostępne w menu tego paska. Tak jest np. w przypadku okna przelewy i wpłaty. Wszystkie okna programu dzielą się na dwa rodzaje: listy i dialogi. Rys. 4 Lista wielokolumnowa - kontrahenci Listy wielokolumnowe Wiele okien programu przedstawia informacje w formie wielokolumnowych list. Tak jest w przypadku okien z listami: firm, właścicieli, banków, urzędów skarbowych. 5 Okno dialogowe z elementem listy - kontrahenci
13 zanim zaczniesz Drukowanie listy wielokolumnowej. Kliknij prawym przyciskiem myszy Rys. 6 Opcja zapisu do pliku tekstowego Listy wielokolumnowe nie są wyposażone w opcje wydruku bezpośredniego (ikona drukarki nie jest aktywna podczas pracy na takiej liście). Tymczasem może zaistnieć potrzeba uzyskania wydruku listy tego typu (np. listy firm, kontrahentów czy też banków). W takiej sytuacji warto skorzystać z opcji wydruku do pliku tekstowego (plik będzie opatrzony rozszerzeniem. txt). Pliki takie są bez trudu rozpoznawane przez towarzyszące aplikacje systemu Windows, takie jak Word czy Excel, gdzie po odpowiednim uszeregowaniu i sformatowaniu komórek mamy możliwość uzyskania wydruku odpowiadającego naszym oczekiwaniom. 7. Plik tekstowy z listą sformatowany w Excelu Tak może wyglądać nasza lista kontrahentów. Aby uzyskać w opisany wyżej sposób wydruk należy przywołać okno z pożądaną listą, następnie kliknąć prawy przycisk myszy. W otworzonym w ten sposób oknie wybieramy opcję Zapisz do pliku tekstowego. Program poprosi o podanie nazwy, pod jaką ma zostać zapisany plik oraz o określenie miejsca jego położenia. Po zatwierdzeniu zapisu możemy uruchomić program Word lub Excel i otworzyć zapisaną listę. Możemy ją teraz dowolnie formatować zmieniając wielkość czcionki, jej krój lub np. położenie kolumny. Mamy również do dyspozycji opcję bezpośredniego wydruku oraz jego podglądu. Okna dialogowe Okna będące dialogami, a więc takie, w których możemy dokonać wprowadzenia informacji charakteryzują się tym, że operacje wykonywane są w nich po wybraniu odpowiednich przycisków, których nazwy opisują te operacje. Użytkownik nie ma możliwości zmiany rozmiaru takiego okna. W niektórych przypadkach jednak, okno dialogowe zawiera element listy wielokolumnowej. Kolumny takiej wewnętrznej listy mogą być modyfikowane przez Użytkownika. Dotyczy to np. listy kontrahentów. Przechodzenie pomiędzy kolejnymi elementami takich okien
14 14 dopasowanie wyglądu ekranu według własnych preferencji (polami, opcjami, przyciskami) odbywa się poprzez użycie klawisza Tab oraz klawiszy strzałek. Okna dialogowe zakładkowe Niejednokrotnie konieczne jest przechodzenie pomiędzy kolejnymi stronami wyświetlanymi w oknie. Ma to miejsce np. w przypadku: kartoteki firmy, kartoteki podatnika, deklaracji VAT-7 i deklaracji PIT-5. Do zmiany strony wystarczy kliknięcie myszką wybranej zakładki. 8 Okno zakładkowe kartoteka firmy Dopasowanie wyglądu ekranu według własnych preferencji Użytkownik ma duże możliwości dostosowywania okien i ich elementów do własnych upodo- bań. Wszystkie listy np. firm, właścicieli, dokumentów itd. mogą być modyfikowane poprzez zmianę kolejności kolumn, ich szerokości a także wymiarów samego okna. Zmiany dokonane przez użytkownika są zapamiętywane i przywoływane przy ponownym otwarciu okna. Wygląd okna z listą może ulec zmianie poprzez dowolne ustawienie szerokości poszczególnych kolumn. Aby zmienić szero- Należy umieścić wskaźnik myszy na prawej krawędzi kolumny. kość kolumny: Wskaźnik zmieni się na strzałkę wskazującą w dwóch kierunkach. Następnie należy przesuwać krawędź kolumny, cały czas trzymając wciśnięty lewy przycisk myszy, aż kolumna osiągnie wymagany rozmiar. Aby zmienić kolejność kolumn: Jeżeli kolumna ma przyjąć rozmiar dopasowany do najdłuższego zapisu w niej umieszczonego należy: dwukrotnie kliknąć lewym przyciskiem myszy na prawym brzegu kolumny. Umieścić wskaźnik myszy na nagłówku kolumny tak by zmienił się jego wygląd do postaci dłoni z wyciągniętym palcem. Wciskamy lewy klawisz myszy i przeciągamy kolumnę w dowolne miejsce okna Jeżeli pionowa kreska oznaczająca nowe położenie kolumny znajdzie się we właściwym miejscu wówczas puszczamy przycisk myszy, co kończy operację.
15 zanim zaczniesz Maksymalny rozmiar listy (i co za tym idzie - ilość wierszy wyświetlanych w oknie typu lista) jest ściśle uzależniona od tzw. rozdzielczości ekranu. Jeżeli chcemy uzyskać dużą ilość wierszy np. wszystkie firmy lub wszystkie dokumenty na ekranie jednocześnie, należy spróbować zwiększyć rozdzielczość ekranu z 640x480 pkt/cal do 800x600. Duże monitory pozwalają na znacznie większe rozdzielczości. Ograniczeniem są tu jednak właściwości karty grafiki i czytelność czcionki na ekranie. Dla monitorów o przekątnej do 15 cali rozdzielczość 800x600 jest optymalna Konfiguracja modułów Konfiguracja modułów jest to opcja umożliwiająca wyłączenie bądź włączenie modułów systemu. Jednocześnie za pomocą tej funkcji możemy sprawdzić, jaką funkcjonalność posiada dany moduł. Wybieramy z menu System opcję Konfiguracja modułów. Na ekranie otwarte zostanie okno z informacją o zainstalowanych modułach oraz poziomie ich funkcjonalności. Teraz możemy dokonać wyboru, który z modułów ma być widoczny na ekranie. Aby uaktywnić zmiany wprowadzone przez nas musimy zamknąć program a następnie uruchomić go ponownie. Wyłączenie modułu oznacza zmiany w menu zestawie dostępnych operacji oraz zestawie ikon (tzn. przycisków funkcyjnych). 9 Okno menu System Możemy zaznaczyć dowolną ilość modułów, mamy także możliwość odznaczenia wszystkich. W pierwszym przypadku program po ponownym uruchomieniu będzie prezentował na ekranie wszystkie dostępne w systemie funkcje, w przypadku drugim, tzn. jeśli nie zostanie wybrany żaden z modułów, program umożliwi dostęp jedynie do podstawowych jego funkcji. 10 Konfiguracja modułów Konfiguracja modułów pozwala optymalnie dopasować wygląd ekranu do potrzeb osoby obsługującej system. Jeśli jego użytkownik nie wykorzystuje któregoś z modułów w ogóle lub w danym momencie, to wygodniej będzie mu pracować z przejrzystym układem dostępnych narzędzi, czyli takim zestawem dostępnych operacji, jakie dotyczą wyłącznie danego modułu. Zaletą powyższej opcji jest również możliwość sprawdzenia funkcjonalności danego modułu. Istnieją dwa rodzaje funkcjonalności:
16 16 dopasowanie wyglądu ekranu według własnych preferencji pełna oznacza, że moduł został aktywowany i nie ma ograniczeń czasowych. demo produkt nie został licencjonowany i występuje w ograniczeniu czasowym Zasady obsługi przy użyciu klawiatury Podobnie jak w przypadku obsługi programu przy użyciu myszki, zasady obsługi przy użyciu klawiatury wynikają po części z reguł obowiązujących w programie Windows, po części zaś zostały ustalone przez twórców programu. W zakresie operowania oknami przy użyciu klawiatury, a szczególnie operacji: przesunięcia okna, zmiany jego rozmiaru, odsyłamy Państwa do instrukcji obsługi lub pomocy programu WINDOWS. Operacje te wykonywane są prawie wyłącznie przy użyciu myszki, zatem nie ma specjalnej potrzeby opisywania ich w niniejszej instrukcji. Chcielibyśmy zwrócić szczególną uwagę na czynności operacyjne, związane z rejestracją danych, wyborem opcji i poruszaniem się po programie, gdzie efektywność pracy z klawiaturą może być znacznie większa niż przy użyciu myszki. Operacje podstawowe Jeśli chcesz: Otworzyć okno z listą firm Otworzyć okno z listą właścicieli Zamknąć aktywne okno Operacje na oknach z listami Jeśli chcesz: Dodać nową pozycję do listy Skopiować podświetlony dokument Rozpocząć wyszukiwanie Ponowić wyszukiwanie Usunąć zaznaczoną pozycję Rozpocząć drukowanie Zmodyfikować lub obejrzeć pozycję listy Musisz użyć klawiszy: F5 F6 Ctrl+F4 Musisz użyć klawiszy: Ctrl+D Ctrl+K Ctrl+F Shift+F4 Del Ctrl+P Ctrl+Enter Naciśnięcie Ctrl+Enter np. na liście firm powoduje, że zostaje wyświetlona kartoteka wybranej firmy. Podobnie dzieje się w przypadku listy właścicieli. Naciśnięcie Enter na liście właścicieli powoduje wyświetlenie źródeł przychodów podatnika Każde okno o strukturze listy dysponuje własnym menu. Aby otworzyć menu należy wcisnąć lewy klawisz Alt lub F10. Następnie używamy klawiszy strzałek w lewo lub w prawo, aby wybrać odpowiednie menu. Po wciśnięciu Enter menu zostanie otwarte.
17 zanim zaczniesz Rys. 11 Menu Firmy lub Shift+Enter. Jeżeli w nazwie menu występuje podkreślona litera, można takie menu otworzyć wciskając klawisz Alt oraz literę, która jest podkreślona. Bardziej doświadczeni użytkownicy skorzystają z pewnością z możliwości klonowania dokumentów, która polega na dopisaniu nowego dokumentu posiadającego wszystkie atrybuty dokumentu aktualnie podświetlonego na liście. Operacje taką uzyskamy po naciśnięciu klawiszy Ctrl+K Jeśli w menu System/Obsługa programu jest wybrana opcja Sterowanie à la DOS, przechodzimy na kolejne pola używając klawisza Enter oraz ewentualnie klawiszy strzałek. Cofanie się do poprzedniego pola następuje po naciśnięciu klawiszy Shift+Tab Zaznacz, jeśli chcesz używać klawisza Enter (oprócz TAB) do przechodzenia do następnego pola Rys. 12 Menu System - Sterowanie à la DOS Użytkownicy korzystający przy poruszaniu się po oknie z klawisza Enter muszą zwracać uwagę na moment, gdy tzw. fokus (wskaźnik aktywności elementu) znajdzie się na przycisku funkcyjnym (np. słownik). Jeżeli naciśniemy Enter ukaże nam się lista pomocnicza zamiast przejścia do następnego pola. W przypadku, gdy użytkownik nie życzy sobie wywoływania listy, musi zamiast klawisza Enter użyć klawisza strzałki w dół. Jednym z elementów okien dialogowych są opisywane już wcześniej zakładki. Jak wiemy służą one do zorganizowania danych, które zajmują więcej niż jeden ekran. Np. deklaracja VAT-7 została podzielona na: Podatek naliczony, Podatek należny oraz Podatek lub zwrot. Aby swobodnie poruszać się pomiędzy zakładkami przy użyciu klawiatury wykorzystujemy jedną z trzech kombinacji klawiszy: Poprzednia zakładka - prawy Alt+ Ctrl+PgUp Ctrl+ Następna zakładka - prawy Alt+ Ctrl+PgDn Ctrl+
18 18 wyszukiwanie zapisów Zwracamy uwagę na fakt, że klawisz prawego Alt służy do uzyskiwania polskich znaków (klawiatura programisty) oraz do poruszania się pomiędzy zakładkami. Lewy Alt natomiast pozwala na wywoływanie opcji z menu (np. Alt+T - operacje na tabeli / liście) lub do wywoływania funkcji związanych z polami lub przyciskami na oknach dialogowych (np. Alt+Z - zapisz). Na koniec kilka słów o wykorzystaniu klawisza spacji. Stosujemy go do zmiany ustawienia elementu do zaznaczania (ang. checkbox) np. przy określaniu atrybutów dokumentu zakupu. Naciśnięcie spacji powoduje zaznaczenie elementu, powtórne naciśnięcie kasuje zaznaczenie. 13 Pola typu "checkbox" Wydawałoby się, że program Windows wymusza ustawiczną pracę z myszką. Z naszych doświadczeń wynika, że szczególnie w sytuacjach wymagających maksymalizacji sprawności i szybkości przetwarzania danych, oderwanie ręki od klawiatury do myszki może to działanie spowolnić. Polecamy zatem szerokie stosowanie opisanych tu mechanizmów wykorzystywania klawiatury przy posługiwaniu się programem. Wyszukiwanie zapisów Menu Tabela udostępnia ponadto operację Szukaj, która służy do wyszukiwania w przedstawianej tabeli podanego ciągu znaków zgodnie z ustalonymi parametrami. Zarówno ciąg znaków, który ma zostać znaleziony, jak i parametry określające sposób przeszukiwania tabeli podawane są w oknie "Szukaj". 14 Menu Tabela Odbywa się to według następującego porządku: 1. W linii Znajdź podajemy wyrażenie, które ma zostać odszukane, 2. Określamy, w jakim polu tabeli będzie ono wyszukiwane, 3. Wybieramy jedną z opcji grupy Szukanie w polu tzn. decydujemy, czy szukane wyrażenie ma występować od początku pola, w dowolnym jego miejscu (opcja W całej tabeli), czy też na końcu, Rys. 15 Okno Szukaj 4. Określamy kierunek przeszukiwania i zakres wybierając z opcji: W górę, W dół, W całej tabeli, Od aktualnej pozycji, 5. Decydujemy, czy ma być uwzględniana przy szukaniu wielkość liter.
19 zanim zaczniesz Rozpoczęcie przeszukiwania nastąpi po wybraniu przycisku Szukaj. Jeżeli podane wyrażenie nie zostanie odnalezione zostanie wyświetlony informujący o tym komunikat. Polecenie Wznów szukanie pozwala na kontynuowanie wyszukiwania wyrażenia wprowadzonego wcześniej w oknie Szukaj według tych samych ustawień.
20 20 wyszukiwanie zapisów
21 jak zacząć pracę bez czytania całej instrukcji 21 Jak zacząć pracę bez czytania całej instrukcji W tym rozdziale dowiesz się: Jak szybko zarejestrować firmę w programie Jak zarejestrować dane właściciela Jak wprowadzić pracownika Jak utworzyć listę płac
22 22 wprowadzenie danych firmy Poniżej zwięźle, krok po kroku, opisane zostały procedury: definiowania firmy, definiowania podatnika oraz pracowników firmy. W nawiasach podano skróty klawiszy pomagające wykonać operację bez użycia myszki. Wprowadzenie danych firmy Przywołujemy listę firm poprzez kliknięcie myszką okna firm lub przycisku jeszcze pusta. (f5) Nazwa pojawiająca się na liście firm. Lista firm jest Firmę dodajemy poprzez kliknięcie (Ctrl+D). Otworzona zostaje kartoteka firmy składająca się z ośmiu stron. Teraz należy podać tylko niezbędne do dalszej pracy informacje. Są to dwie strony: Dane ident. oraz Forma opodatkowania. Pozostałe dane mogą zostać uzupełnione nieco później. Wprowadzone informacje Rys. 16 Szybkie wypełnienie kartoteki firmy zachowujemy wybierając przycisk Zapisz obecny na każdej stronie kartoteki (patrz także rozdział Zarejestrowanie firmy) (Alt+Z). Ten sam efekt zapisania danych uzyskamy naciskając kolejno klawisze Esc i Enter. Wprowadzenie danych właściciela Przywołujemy listę właścicieli przez kliknięcie na pasku narzędziowym przycisku Lista właścicieli jest jeszcze pusta. (F6). Podatnika dodajemy poprzez kliknięcie (Ctrl+D). Otwiera się kartoteka podatnika składająca się z czterech stron. Teraz musimy podać tylko niezbędne do dalszej pracy informacje. Wypełniamy tylko stronę Dane personalne. Wprowadzone informacje zachowujemy wybierając przycisk ZAPISZ (Alt+Z) obecny na każdej stronie kartoteki lub klawisze Esc i Enter.
23 jak zacząć pracę bez czytania całej instrukcji 23 Wprowadzenie danych pracowników Kolejnym krokiem po wprowadzeniu danych firmy oraz właściciela jest dodanie pracowników do kartoteki danej firmy. W celu dodania nowego pracownika należy wyświetlić listę pracowników - wskazujemy firmę, wybieramy z menu Operacje / Pracownicy... lub przycisk z paska poleceń. Aby dodać nowego pracownika należy wybrać polecenie Tabela / Dopisz lub przycisk z paska poleceń. 17 Lista pracowników Wszystkie pola w kartotece należy uzupełnić starannie i dokładnie ponieważ dane te będą później drukowane oraz eksportowane do programu Płatnik ZUS.. Pierwsza lista płac Aby program wyliczył listę płac należy wskazać na liście firmę następnie wybrać polecenie Lista płac i składek ZUS... z menu Operacje. Po wybraniu miesiąca, dla którego chcemy utworzyć listę należy dodać pracowników do nowo utworzonej listy. 18 Menu Operacje Pracowników do listy można dodawać na kilka sposobów: - można wybrać polecenie Tabela / Dopisz lub przycisk z paska poleceń i dopisywać pojedynczo pracowników, - można wybrać polecenie Tabela / Utwórz listę na nowo wtedy do listy płac zostaną dodani wszyscy pracownicy zatrudnieni w danym okresie, - program umożliwia również utworzenie listy płac na podstawie poprzedniego miesiąca Zrób listę jak za zeszły m-c.
24 24 pierwsza lista płac Rys. 19 Lista Płac Na podstawie przygotowanej listy płac możemy utworzyć odpowiednie raporty i zestawienia, min. paski dla pracowników, podsumowanie listy płac.
25 przygotowanie programu do pracy 25 Przygotowanie programu do pracy W tym rozdziale dowiesz się: Wszystko na temat konfiguracji programu Jak budować i korzystać z pomocniczych baz danych
26 26 sposób wprowadzania i zapisywania dokumentów Sposób wprowadzania i zapisywania dokumentów Sterowanie typu DOS Rys. 20 Konfiguracja programu Wybranie sterowania DOSowego powoduje zmianę sposobu sterowania z obowiązującego w programie Windows (przechodzenie między poszczególnymi polami po wciśnięciu klawisza Tab) na obowiązujący w programie DOS (przechodzenie między poszczególnymi polami po wciśnięciu klawisza Enter). W zależności od wybranego przez Użytkownika rodzaju sterowania, nawigacja po ekranie następuje przy użyciu klawiszy Tab, Shift+Tab - w pierwszym przypadku lub Enter, Shift+Enter i klawiszy strzałek - w przypadku drugim. Sterowanie typu DOS nie zmienia działania klawisza Tab, a jedynie działanie klawisza Enter. Użytkownikom przyzwyczajonym do pracy w programie DOS polecamy zaznaczenie opcji Sterowanie à la DOS. Drukowanie Wszystkie wydruki w programie wykonywane są w trybie graficznym, w formacie PDF. Wybranie opcji drukuj w programie powoduje otwarcie domyślnego programu do przeglądania plików PDF. Na rynku dostępnych jest wiele darmowych przeglądarek dokumentów PDF, najbardziej popularna to Adobe Acrobat Reader. Instalację tego programu w polskiej wersji językowej znajdą Państwo na płycie instalacyjnej. W celu przyspieszenia obsługi dokumentów PDF należy podczas pracy pozostawić przeglądarkę tych dokumentów otwartą. Dzięki temu uniknie się czasochłonnego uruchamiania programu przy każdym utworzeniu dokumentu. Uwagi dotyczące przeglądania i drukowania dokumentów PDF programem Acrobat Reader: Wygodnie jest zaznaczyć w ustawieniach drukowania opcję Auto-obracanie i wyśrodkowanie strony (ang. Auto-rotate and center pages), bo wtedy orientacja papieru w drukarce jest automatycznie dostosowywana do układu dokumentu. Niestety wyśrodkowanie strony, z którego nie można zrezygnować, powoduje, że wydruk zostaje przesunięty ku górze. Dlatego opcję Auto- obracanie i wyśrodkowanie strony należy wyłączyć przynajmniej wtedy gdy drukujemy na formularzu POLTAX.
27 przygotowanie programu do pracy 27 Zaznaczenie w ustawieniach drukowania opcji Zmniejszanie zbyt dużych stron do rozmiaru papieru (ang. Shrink oversized pages to paper size) powoduje zwykle, że litery na wydruku są mniejsze, a przez to - wydruk jest mniej czytelny. Z drugiej strony nie zaznaczenie tej opcji może spowodować, że na drukarkach o dużych marginesach wydruk zostanie obcięty. Radzimy więc spróbować wydruków z- i bez zaznaczenia ww. opcji i wybrać co jest lepsze. Oczywiście opcja ta musi być wyłączona gdy drukujemy na formularzu POLTAX. Dokumenty dwuczęściowe (teraz taka jest tylko księga oraz rejestr dostaw gdy stawek jest wiele) radzimy przeglądać przy włączonej opcji Ciągle - sąsiadujące (ang. Continuous - Facing) z menu Widok (ang. View). Ta opcja powinna się włączyć automatycznie przy otwarciu dwuczęściowego dokumentu wygenerowanego przez PUZZLE. Nie wszystkie wersje Acrobat Reader są wyposażone w mechanizm wyszukiwania zadanego tekstu. Jeśli nie ma guzika lornetki w pasku narzędzi Waszego Acrobat Reader, to radzimy zainstalować bogatszą wersję tego programu. Pliki PDF tworzone przez PUZZLE są tymczasowe i są usuwane na zakończenie sesji Windows. Jeśli więc chce się z nich korzystać dłużej, to należy je zapisać pod inną nazwą.. W menu System umieszczono pod-menu Ustawienia PDF, a w nim następujące opcje: Wyróżnij co drugą pozycję - jej zaznaczenie powoduje, że w dokumentach PDF przedstawiających listę pozycji - np. księgę lub rejestry VAT - co druga pozycja ma jasnoszare tło - dla zwiększenia czytelności. Ustawienie to nie dotyczy dokumentów, w których pozycje rozdzielone są poziomymi liniami. 21 Ustawienia PDF Przystosuj do wydruku obustronnego - to ustawienie dotyczy tylko dokumentów dwuczęściowych (np. księgi). Zaznaczenie powoduje, że na początek dokumentu wstawiana jest pusta strona i jest ona pokazywana osobno - w prawym górnym rogu okna przeglądarki. Dzięki temu części jednej logicznej strony są pokazywane poniżej parami, a wydrukowane po obu stronach kartek papieru (tzw. "duplex") mogą być czytane równocześnie. Odznaczenie tej opcji powoduje że części każdej logicznej strony widnieją w przeglądarce obok siebie, ale na początku nie ma pustej strony. Wydruki graficzne to idealne rozwiązanie dla drukarek atramentowych oraz laserowych nie sprawdzają się one jednak w przypadku drukarek igłowych. W przypadku konieczności wydruku z programu na drukarce igłowej należy zainstalować wersję programu oznaczoną LPT. Warunkiem uzyskiwania poprawnych wydruków jest korzystanie ze sterownika drukarki zgodnego z wykorzystywanym sprzętem. W przypadku problemów ze sterownikami producenta drukarki, zalecamy wykorzystanie standardowych sterowników systemu Windows.
28 28 dane systemowe i bazy danych tworzone przez użytkownika Dane systemowe i bazy danych tworzone przez Użytkownika Menu System udostępnia polecenia, które pozwalają na zdefiniowanie podstawowych wielkości wykorzystywanych w dalszej pracy z programem, a także na wywołanie podstawowych funkcji programu. Wśród widocznych opcji część wspomnianych wielkości jest wprowadzona do programu przez jego autorów (np. skala podatkowa, stawki VAT), inne wymagają uzupełnienia przez Użytkownika. 22 Menu System Skala podatkowa W programie została zdefiniowana przez autorów aktualnie obowiązująca w kraju skala podatkowa. Użytkownik może się z nią zapoznać po wybraniu z menu System opcji Skala podatkowa. Pomimo, że program pozwala na modyfikację progów skali podatkowej, autorzy nie zalecają ich modyfikacji. Wszystkie umieszczone w tym oknie wartości są zgodne z ustawą i nie powinny być zmieniane, jeśli tylko Rys. 23 Skala podatkowa prawidłowo dokonano corocznej aktualizacji programu.
29 przygotowanie programu do pracy 29 Dni wolne kalendarz Rys. 24 Dni wolne kalendarz programu Po wybraniu z menu System opcji Dni wolne zostaje wyświetlony kalendarz na dany rok, w którym domyślnie podpowiadane są wolne soboty i niedziele. Użytkownik może dokonać zmian i zdefiniować kalendarz właściwych dla danego roku i danej firmy dni pracy i dni wolnych. Aby zaznaczyć dzień wolny wystarczy kliknąć wybrany dzień myszką. Dni wolne oznaczone są jako wciśnięte. Banki i Urzędy Skarbowe Rys. 25 Operacje na liście urzędów skarbowych Wprowadzenie do programu danych opisujących banki i urzędy skarbowe, z którymi związani są obsługiwani podatnicy i firmy znacznie usprawnia dalszą pracę z programem. Wpisane dane banków i urzędów skarbowych pozwalają poprzez przycisk Słownik na szybkie umieszczanie ich w kartotekach firm, właścicieli i kontrahentów. W trakcie używania programu, gdy tylko trzeba będzie podać te dane, będą one mogły być wprowadzone przez program po użyciu przycisku SŁOWNIK. Dodanie danych nowego banku do listy następuje po wybraniu polecenia Nowy z menu Tabela. Okno "Bank" ukazujące się wówczas przedstawia pola, do których wpisać należy niezbędne informacje opisujące bank. 26 Edycja danych banku W danych banku, w polu Nr rozliczeniowy wpisujemy jedynie 8 cyfrowy numer rozliczeniowy jednostki organizacyjnej banku. Pozostałe części numeru są nadawane indywidualnie w kartotekach firmy, właściciela i kontrahenta.
30 30 dane systemowe i bazy danych tworzone przez użytkownika Adnotacje Dla każdej firmy, właściciela, pracownika, osoby wspólpracującej można wprowadzać adnotacje zapisując w nich wszystkie informacje, na które nie ma miejsca w kartotekach. Okno Adnotacje wywołujemy z menu Operacje. Na pasku poleceń znajduje się przycisk spinacz biurowy - guzik ten jest zaznaczony (wciśnięty) gdy do bieżącej pozycji są jakieś adnotacje. 27 Adnotacje firmy Domyślny rok W programie istnieje możliwość wprowadzania dokumentów księgowych z wielu lat. By system wiedział, z jakiego roku podatkowego jest dany dokument należy ustalić tę wartość. Do ustalenia domyślnego roku służy polecenie Domyślny rok (i miesiąc) z menu System. 28 Wybór domyślnego roku i miesiąca Odsetki W programie istnieje możliwość wyliczenia odsetek poprzez wybranie w menu System opcji Odsetki. 29 Menu Odsetki
31 przygotowanie programu do pracy 31 Rys. 30 Wyliczenie odsetek Po wybraniu opcji Wylicz wyświetlone zostaje okno, które pozwala na wprowadzenie danych dotyczących płatności: dnia, na który mają być wyliczone odsetki, terminu płatności, kwoty zobowiązania oraz rodzaju odsetek (do wyboru mamy odsetki podatkowe, ustawowe oraz umowne wg stopy rocznej i dziennej). Przy wybraniu odsetek umownych należy podać jeszcze stopę procentową. W przypadku częściowego rozliczania płatności istnieje możliwość dodawania wpłat, służy do tego przycisk Nowa. Wprowadzone wcześniej wpłaty można edytować (przycisk Edytuj) lub usuwać (przycisk Usuń). Po zatwierdzeniu wyliczenia uzyskujemy raport, z możliwością wydruku, pozwalający na przeanalizowanie historii odsetek od wprowadzonego zobowiązania. 31 Raport Zobowiązanie i odsetki na dzień
32 32 dane systemowe i bazy danych tworzone przez użytkownika W celu wyliczenia odsetek podatkowych oraz ustawowych program powinien mieć wprowadzoną bazę wartości odsetek zmiennych w czasie. Aby dodawać nowe, edytować lub usuwać już wprowadzone stopy odsetek należy wybrać opcję Stopy odsetek podatkowych lub Stopy odsetek ustawowych z menu Odsetki. Kalkulator podatkowy W menu System, znajduje się Kalkulator podatkowy, opcja Rys. 32 Okno edycji wartości odsetek otwiera okno, w którym można obliczyć podatek od zadanej podstawy lub podstawę zadanego podatku, z odliczeniem lub bez odliczenia kwoty wolnej. Jeśli edytowane jest okienko podstawy (dochodu), to obliczany jest podatek. Jeśli edytowane jest okienko podatku, to obliczana jest podstawa. Do obliczeń brana jest skala obowiązująca za rok, który jest ustawiony jako domyślny w chwili otwarcia okna. 33 Kalkulator podatkowy Parametry kadrowo-płacowe Po wybraniu z menu System opcji Parametry kadrowo-płacowe zostaje otwarte okno historii parametrów. Parametry wprowadzone w tej opcji są parametrami ogólnymi dla wszystkich firm prowadzonych w systemie. Na ich podstawie oraz na podstawie parametrów wprowadzanych dla wybranego pracownika wyliczane są kwoty wynagrodzenia, zasiłków oraz podatków.
33 przygotowanie programu do pracy 33 Rys. 34 Parametry kadrowo płacowe (podatki) Na zakładce Ubezpieczenia można podać kwotę minimalnej podstawy dla prowadzących działalność, minimalnej podstawy ubezpieczenia zdrowotnego i maksymalnej rocznej podstawy ubezpieczenia emerytalnego i rentowego a także stopy procentowe składki na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe, FP, FGŚP oraz na ubezpieczenie zdrowotne i zdrowotne odliczane od podatku dochodowego. Można tu również określić czy obniżać składkę na ubezpieczenie zdrowotne do wysokości podatku należnego. Na zakładce Zasiłki można podać kwoty zasiłków na dzieci (odpowiednie do wieku) oraz kwotę zasiłku pielęgnacyjnego. Na zakładce Podatki można podać kwoty miesięcznych kosztów pracownika, podwyższonych kosztów pracownika i miesięczną kwotę wolną odliczaną od zaliczki oraz określić procentowo koszty uzyskania przychodów od umów, autorskie koszty uzyskania przychodów i wynagrodzenie płatnika. Pole Zaliczki na podatek zaokrąglać do służy do wyboru sposobu zaokrąglania zaliczek w umowach zleceniach i na liście płac. Użytkownik może zdecydować, czy zaliczki należy zaokrąglać do pełnych złotych - jak to jest np. w przypadku PIT-5, czy raczej do 10 groszy, a do pełnych złotych dopiero sumy zaliczek wszystkich pracowników. Na zakładce Prawo pracy można podać Rys. 35 Parametry kadrowo płacowe (ubezpieczenia) kwotę minimalnego wynagrodzenia za pracę, stopę minimalnego wynagrodzenia w I i II roku zatrudnienia, stopę wynagrodzenia chorobowego oraz ilość dni chorobowego i ilość dni urlopu na żądanie.
34 34 dane systemowe i bazy danych tworzone przez użytkownika
35 firma - pracodawca 35 Firma - Pracodawca W tym rozdziale dowiesz się: Jak dodać nową firmę Jak utworzyć listę płac Jak wyeksportować dane do Płatnika ZUS
36 36 kartoteka firmy Kartoteka firmy Zarejestrowanie firmy W tym folderze przechowywana jest część danych wybranej firmy, pozostałe dane znajdują się w pliku FRMXXXX. MDB o identycznym identyfikatorze. Zaznacz to pole, jeśli firma NIE jest spółką cywilną Aplikacja ta jest przystosowana do obsługi trzech firm (wersja PUZZLE; wersja TAXPRO nie ma ograniczeń) i wielu podatników. Należy wprowadzić do programu podstawowe dane identyfikacyjne wymagane przez konstrukcję deklaracji podatkowych i pozostałych wydruków. Dane te są umieszczone w programie w postaci kartotek. W celu zarejestrowania nowej firmy wybieramy z menu Okno opcję Firmy lub klikamy przycisk. Najszybszą metodą wyświetlenia listy firm i, co za tym idzie, wszystkich dostępnych dla firmy opcji w menu jest naciśnięcie klawisza F5. Spowoduje to wyświetlenie listy firm z podstawowymi informacjami o nich odczytanymi z kartoteki. Kartoteka firmy zostaje otwarta w momencie dodawania nowej firmy, a więc po wyborze z menu Rys. 36 Kartoteka firmy -zakładka: Dane ident. Tabela polecenia Dodaj. Kartotekę firmy utworzonej wcześniej możemy zawsze obejrzeć i edytować po naciśnięciu klawiszy Ctrl+Enter na liście firm lub po kliknięciu przycisku. Wszystkie informacje zebrane w kartotece rozmieszczone zostały na jej ośmiu stronach-zakładkach. Najistotniejsze dane są umieszczone na stronie Dane ident. : Kod Jest to ciąg maksymalnie 5 znaków literowych lub cyfrowych jednoznacznie identyfikujący firmę. Każda firma powinna posiadać swój kod, według którego można sortować listę utworzonych firm. Nazwa pełna Pole to, podobnie jak w przypadku kodu, musi zostać wypełnione. Nazwa pełna firmy jest wykorzystywana np. na wydrukach deklaracji podatkowych. Nie jest możliwe
37 firma - pracodawca 37 wprowadzenie firmy na listę bez podania nazwy firmy. W przypadku takiego zamiaru wyświetlony zostanie komunikat żądający jej wprowadzenia. Nazwa skrócona NIP Niejednokrotnie przy wykonywaniu operacji w programie wygodniejsze jest posługiwanie się nie pełną nazwą firmy, lecz jej nazwą skróconą. Taka nazwa zostaje wprowadzona właśnie do opisywanego pola. Pojawia się ona m. in. na liście firm w polu Nazwa. Wprowadzanie nazwy skróconej jest zalecane, ale nie konieczne. Numer identyfikacji podatkowej umieszczany w tym polu jest niezbędny przy wydruku deklaracji VAT-7. Składa się z 10 znaków. REGON Statystyczny numer identyfikacyjny. Osoba fizyczna Opcja ta powinna zostać zaznaczona w przypadku, gdy firma jest jednoosobową działalnością gospodarczą osoby fizycznej. Wówczas to na deklaracji VAT-7 umieszczane będą w miejscu danych firmy dane jej właściciela. Ponadto NIP właściciela będzie jednocześnie NIPem firmy. W przypadku spółek cywilnych lub innych, pole to pozostawiamy bez zaznaczenia. Na stronie Właściciel kartoteki firmy umieszczone zostały pola zawierające Imię i Nazwisko właściciela firmy. Zanim wypełnimy to pole musimy najpierw zarejestrować właściciela firmy. Jego dane zostają wprowadzone do odpowiednich pól automatycznie przez program. W tym celu wybrać należy przycisku Słownik, a następnie zaznaczyć odpowiedniego właściciela na wyświetlonej liście i zatwierdzić jego wybór dwukrotnie klikając lewym klawiszem myszy bądź używając klawisza Enter. W przypadku, gdy firma jest spółką cywilną, czyli własnością kilku osób, należy opisywane pole pozostawić puste. Wypełniamy kolejne strony zakładki w kartotece posługując się, o ile jest to możliwe, zdefiniowanymi słownikami banków i urzędów skarbowych. Jeżeli wybrany Urząd Skarbowy został wcześniej umieszczony na liście urzędów, to jego dane mogą zostać wprowadzone do odpowiednich pól automatycznie przez program za pomocą przycisku Słownik, podobnie jak to miało miejsce z danymi właściciela. Stronę Organ rejestrowy kartoteki firmy wypełniamy na podstawie dokumentów rejestracyjnych firmy (Zaświadczenie o wpisie do ewidencji). Strona Forma opodatkowania kartoteki firmy pozwala określić sposób prowadzenia dokumentacji księgowej i formę opodatkowania firmy podatkiem dochodowym oraz kategorię firmy w związku z VAT. W pierwszej kolejności wybrać należy jedną z dwu wykluczających się form opodatkowania: Księga przychodów i rozchodów
38 38 kartoteka firmy Zryczałtowany podatek dochodowy Niezależnie od wyboru formy opodatkowania można zaznaczyć pole Najem. Wybór rozliczenia na zasadach ogólnych i zaznaczenie pola Najem powoduje, że przychody i koszty firmy uwzględniane są w deklaracji PIT-5 jako przychody i koszty z najmu. Wybór opodatkowania ryczałtowego i zaznaczenie pola Najem skutkuje uwzględnieniem przychodów firmy w deklaracji PIT-28 jako przychodów z najmu. Następnie zaś, jeżeli jest to zgodne ze stanem faktycznym, zaznaczyć opcję Podatnik VAT. W przeciwnym razie pozostawić ją bez zaznaczenia. W przypadku zaznaczenia ostatnio wspomnianej opcji podać należy dodatkowo datę pierwszej czynności opodatkowanej podatkiem VAT. Jeżeli firma dokonuje rozliczenia VAT w innej formie niż miesięcznie należy korzystając z przycisku Nowe zmienić sposób rozliczenia VAT. Zaznaczenie pola Posiada numer VAT-UE sprawia, że na niektórych wydrukach (np. faktury dla nabywcy z innego kraju Unii) NIP przybiera format PL niezależnie od tego w jakim formacie podano NIP w danych firmy. Pole Złożył kaucję gwarancyjną jest związane z art. 97 ust. 7 ustawy i dotyczy zwrotu podatku VAT. W zależności od tego, w jaki sposób ustawione zostaną opcje tej strony, różnie traktowany będzie dokument źródłowy przy rejestracji i różnie naliczane podatki. Na stronie Bank znajduje się pole z nazwą banku (Nazwa) i pole z początkową częścią numeru rachunku bankowego (Nr rachunku), który może zostać dalej uzupełniony. Jeżeli wybrany bank został wcześniej umieszczony na liście banków, to jego dane mogą zostać wprowadzone do odpowiednich pól automatycznie przez program poprzez posłużenie się przyciskiem Słownik i uzupełnić właściwy, indywidualny numer konta.
39 firma - pracodawca 39 Na zakładce Kadry i płace można określić czy firma wypłaca świadczenia z tytułu ubezpieczenia chorobowego oraz czy stosuje indywidualną stopę ubezpieczenia wypadkowego (jeżeli stosuje, to należy podać od kiedy i w jakiej wysokości). Czy umieszczać uczniów na PIT-4 - domyślnie dane uczniów nie są umieszczane na PIT-4, ale - ponieważ niektóre urzędy skarbowe wymagają inaczej - można zaznaczyć to pole, a dane uczniów znajdą się w deklaracji PIT-4. Pola Oddział ZUS, Jednostka ZUS, NKP dla umów o pracę, NKP dla umów o dzieło i Numer EKD nie wpływają na przetwarzanie danych - mają wyłącznie charakter informacyjny (archiwalny). 37 Edycja danych firmy zakładka Kadry i płace Operacje na firmie W menu Operacje zgrupowane są wszystkie podstawowe funkcje dotyczące firmy, stad można utworzyć listę plac i wykonać eksportu danych. Wybranie opcji Pracownicy powoduje wyświetlenie okna z listą pracowników danej firmy. Więcej na temat tej opcji w rozdziale Pracownicy Rys. 38 Operacje na firmie
40 40 lista płac i składek zus Lista płac i składek ZUS W opcji Lista płac i składek ZUS dla wcześniej wprowadzonego w opcji Pracownicy Rys. 39 Lista płac i składek ZUS personelu tworzona jest lista dla konkretnego miesiąca, obliczane są na niej należne zobowiązania od wprowadzonych kwot. Kwoty uzupełnione są kodami wynagrodzenia, które można pobrać z rozwijanych słowników. W celu utworzenia lub edycji utworzonej wcześniej listy płac należy będąc na liście firm wybrać polecenie Operacje a następnie opcję Lista płac i składek ZUS. W oknie, które się pojawi należy wprowadzić wszystkich pracowników zatrudnionych w danym miesiącu. Podstawowe operacje (dodawanie, edycja, usuwanie pozycji) na liście płac wykonuje się za pomocą opcji z menu Tabela lub guzików: dopisz, edytuj, usuń znajdujących się na pasku narzędziowym. Polecenie Dopisz na nowo powoduje usunięcie i ponowne dodanie wskazanego pracownika. Opcja ta jest pomocna przy zmianach (np. dodaniu przerwy) wprowadzonych dla pracownika już po utworzeniu listy. 40 Menu Tabela Polecenie Utwórz listę na nowo dodaje do otwartego okna wszystkich pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w bieżącym okresie, polecenie to przyśpiesza utworzenia nowej listy płac gdyż nie trzeba dobierać pojedynczo pracowników. Opcja Zrób listę jak za zeszły m-c klonuje listę płac z poprzedniego okresu do obecnego, tworząc dokładną kopię poprzedniej listy płac.
41 firma - pracodawca 41 Filtr w oknie listy płac pozwala na wybranie grup, które mają być widoczne na liście (w przeglądzie i wydruku). Przykładowo: jeśli chcemy by na liście widoczne były tylko wypłaty z grupy "A" oraz z grupy "B", to w pole "Grupy" należy wpisać "AB". Jeśli pole Grupy jest puste, to grupa przypisana do wypłaty nie ma znaczenia przy filtrowaniu, uwzględniane są nawet wypłaty z pustym polem Grupa. 41 Filtr listy płac Zaznaczenie pola Tylko płace obciążone ZUS powoduje wyselekcjonowanie tylko tych pozycji, dla których w kolumnie ZUS? listy płac jest znacznik - tj. wypłat, z którymi związane są jakieś niezerowe składki ZUS. Jeśli pole Grupy jest puste i pole Tylko płace obciążone ZUS nie jest zaznaczone, to wszystkie pozycje listy spełniają warunek-filtr, więc filtr pozostaje wyłączony. Po wybraniu edycji pozycji listy płac otwiera się okno szczegółowego wyliczenia wynagrodzenia dla wskazanego pracownika. Okno zawiera wiele pól i zmiana wartości jednych wpływa na inne, zmiana wartości pola powoduje tylko przeliczenie pól, które w oknie znajdują się po nim (w porządku przemieszczania klawiszem Tab). Dodatkowo obowiązuje zasada, że jeśli wprowadzenie jakiejś kwoty powoduje przeliczenie in- Rys. 42 Wyliczenie wynagrodzenia nych (następnych), to przeliczenie to odbywa się wg aktualnych sum za poprzednie miesiące oraz parametrów ogólnych i pracownika. Te parametry nie są zapisywane w rekordzie wypłaty. Dodatek do wypłaty może być ujemny - wtedy oznacza potrącenie z wypłaty. Zaznaczenie pozycji na liście umożliwia dla każdego elementu listy, dotyczącego pracownika, dostęp do podmenu Operacje z opcjami: Adnotacje nt. osoby oraz opcję Przelew realizującą przelew kwoty miesięcznego wynagrodzenia na rachunek bankowy pracownika. W menu Zestawienia znajdują się opcje wydruków: Tabela, Paski, Podsumowanie i ZUS RMUA oraz płaca. Zestawienia dotyczą odpowiednio: tabeli z wszystkimi wynagrodzeniami z danej listy miesięcznej, tzw. pasków dla każdego z pracowników, łatwych do rozcięcia (orientacja pionowa) i indywidualnego, poufnego przekazania informacji o składnikach wynagrodzenia oraz podsumowania, które może być podstawą sporządzenia wewnętrznego dowodu
42 42 deklaracja pit-4 księgowego dokumentującego pracodawcy koszty wynagrodzeń. Ostatnie z Zestawień w tym podmenu to wydruki dotyczące wszystkich pracowników a zawierające ZUS RMUA oraz elementy płacowe pracownika za raportowany miesiąc, którego dotyczy Lista. Deklaracja PIT-4 Aby wypełnić i wydrukować lub edytować deklarację PIT-4 należy wybrać z menu Operacje opcję PIT-4, polecenie to otworzy okno deklaracji. W oknie PIT-4, zaraz po otwarciu, są widoczne kwoty odczytane z rekordu deklaracji. Jeśli kwoty te nie zgadzają się z kwotami wyliczonymi na podstawie listy płac lub umów zleceń i o dzieło, to są zaznaczone na czerwono. Naciśnięcie guzika powoduje wpisanie w pola okna PIT-4 kwot wziętych z listy płac i umów, zatem zmianę barwy pól z czerwonej na zwykłą (białą). W przypadku gdy nie ma w bazie deklaracji PIT-4 za dany miesiąc, kwoty wyliczone na podstawie listy płac wpisywane są od razu we właściwe pola okna PIT-4 i nie potrzeba naciskać. Taką nie zapisaną jeszcze deklaracje można rozpoznać po prefiksie Nowy w nagłówku okna. 43 Okno deklaracji PIT-4 Przycisk w oknie deklaracji udostępnia cztery opcje wydruku: - same dane na formularz POLTAX powoduje na wydrukowanie przedstawionych danych bezpośrednio na oryginalnym formularzu POLTAX,
43 firma - pracodawca 43 - wypełniony formularz PDF powoduje otwarcia dokumentu PDF z pełnym obrazem deklaracji (wydruk na czystej kartce papieru), - listę pozycji powoduje otwarcie raportu, który pełni rolę pomocniczą przy przepisywaniu danych na deklarację, - przez Formularze IPS. Kalendarz firmy Po wybraniu z menu Operacja opcji Dni wolne w firmie zostaje wyświetlony kalendarz na dany rok, w którym domyślnie podpowiadane są wolne soboty i niedziele. 44 Okno kalendarza firmy Eksport do programu Płatnik ZUS Deklaracje ZUS (np. ZUS DRA z załącznikami) można przekazać do programu Płatnik za pośrednictwem plików typu KDU Rys. 45 Opcje eksportu do programu Płatnik ZUS (kolekcja dokumentów ubezpieczeniowych). Dla każdej firmy (tj. płatnika) Puzzle proponują zapisanie takiego pliku w osobnym podkatalogu programu Płatnik, którego nazwa jest podobna do nazwy skróconej firmy i który jest tworzony przez Puzzle przy pierwszej próbie eksportu. Użytkownik może zmienić proponowaną nazwę pliku lub katalog i wówczas to on będzie podpowiadany przy kolejnych próbach eksportu. W szczególności można np. zapisywać wszystkie pliki KDU w jednym katalogu. Analogicznie działa też eksport danych płatnika za pośrednictwem pliku platnik. rep, który służy do utworzenia nowego płatnika w programie Płatnik.
